Kaasamise põhimõtted Järva vallas

1. Kaasamise mõiste

1.1. Kaasamine – teeme otsuseid koos nendega, keda need otsused mõjutavad, ning nendega arvestades. Selleks informeerime huvirühmasid ja vallaelanikke ning konsulteerime nendega.

1.2. Informeerimine – anname huvirühmadele ja vallaelanikele teada plaanitavatest õigusaktidest või otsustest. Informeerimist kasutame siis, kui on vaja teha muudatusi, mis on möödapääsmatud või väheolulised. Selline muutus on näiteks õigusakti viimine seadusega kooskõlla. Kuna seaduse muudatusi ei saa vaidlustada, ei teki vajadust hakata õigusakti eelnõu laiemalt arutama. Küll aga peab info muudatuste kohta olema kergesti kättesaadav ja kõigile arusaadav.

1.3. Konsulteerimine – küsime huvirühmadelt ja vallaelanikelt tagasisidet kavandatavale eelnõule, muudatusele vms, sõnastame küsimused, mille kohta ootame arvamusi, seisukohti ja ettepanekuid.

2. Kaasamine vs mittekaasamine

2.1. Kaasaja on ametiasutus.

2.2. Mõtleme läbi, kas on vaja kaasata või piisab informatsioonist kavandatava tegevuse kohta.

2.3. Kaasata on vaja, kui:

2.3.1. otsus või protsess võib puudutada paljusid isikuid (nt üldised ja valdkondlikud arengukavad-strateegiad; planeeringud; avaliku vallaruumi olulised ümberehitusprojektid; suuremad liikluskorralduse muudatused; valdkondlike kordade muutmised ja väljatöötamised; uudsete teenuste väljatöötamine; harjumuspäraste olukordade muutmine; vallaelu puudutavad muud küsimused, mille puhul on võimalikud erinevad lahendused ja kus on vaja välja selgitada avalik arvamus);

2.3.2. otsus või protsess võib puudutada otseselt konkreetseid isikuid (nt projekteerimistingimuste andmine; loamenetlused; teenuste osutamise tingimused; järelevalvemenetlused; detailplaneeringud). 

2.4. Kaasama asudes peab otsuse/protsessi mõjutamine olema veel võimalik, me ei kaasa kaasamise enda pärast.

2.5. Oluline on, et mida strateegilisem ja suurema mõjuga on tehtav otsus, seda suurem peab olema osalemisvõimalus.

2.6. Me ei kaasa:

2.6.1. kui otsus on juba tehtud või on võimalik ainult üks lahendus, sel juhul informeerime tehtud valikust ja põhjendame seda;

2.6.2. kõiki ja kõikjale: peame oluliseks, et kaasa räägiksid (või saavad rääkida) need, kellel võib olla olulist infot, teadmisi või kogemusi;

2.6.3. selleks, et teha kõiki õnnelikuks: kaasamine ei tee kõiki õnnelikuks, see ei tähenda kokkuleppimist madalaima ühisosa suhtes, vaid otsuse tegemist avatud ja õiglasel viisil, erinevaid huvisid tasakaalustades;

2.6.4. selleks, et vastutusest kõrvale hiilida või ebameeldivaid otsuseid edasi lükata: otsuste tegemise kohustus jääb ikka neile, kes selleks tööle võetud või valitud, nagu ka teadmine, et halva otsuse korral vastutavad nemad.

3. Kaasatavate valik

3.1. Kaasame:

3.1.1. neid, keda otsus otseselt puudutab või võib puudutada;

3.1.2. neid, kes ise tahavad olla kaasatud ja on sellest teada andnud;

3.1.3. huvigruppe, kes võivad tunda huvi otsuse vastu või kes võiksid anda täiendavat informatsiooni;

3.1.4. vajadusel vallaelanikke avaliku arvamuse teadasaamiseks.

3.2. Kaasatavate isikute ring sõltub olukorrast ning eesmärgist või küsimusest, millele on vaja saada vastus. Mõtleme läbi, keda kaasata: kas piirduda tavapäraste partneritega või võiks sel korral kaasata kedagi, kelle arvamust ei ole kunagi küsitud; kaasame ka „kriitikuid".  Võimalike kaasatavate nimekiri muutub ajas pidevalt.  

4. Kaasamise etapid

4.1. Kaasame esimesel võimalusel, aga enne kaasama asumist:

4.1.1. sõnastame eesmärgi või küsimuse, millele on vaja saada vastus;

4.1.2. määrame protsessi reeglid;

4.1.3. planeerime protsessi ajakava ja ressursid, sh tagasiside andmise viisid ja tähtaja;

4.1.4. määrame protsessi juhi, kes kaasamise korraldab.

4.2. Teavitame kaasatuid protsessi seisust ja ajakavast ka vaheetappides.

5. Kaasamise viisid ja vahendid

5.1. Valime sobivaima kaasamisviisi (nt ettepanekute kogumine eri kanalite kaudu; avalikud ideede kujundamise koosolekud (ajurünnakud jms); töögruppide moodustamine; avalikud arutelud; küsitlused, uuringud, intervjuud; otsepöördumised; mitteformaalsed kohtumised).

5.2. Valime informeerimiseks olukorrale ja sihtgrupile vastavad kanalid ja vahendid (nt valla veebileht; erinevad meililistid; traditsiooniline meedia; reklaamikandjad vallas; sotsiaalmeedia; valla äpp; otsekontakt).

5.3. Me ei saada kõigile infot, mis neid ei puuduta või ei huvita, st me ei kurna kaasatavaid.

5.4. Jälgime, et sõna saaksid kõik, keda kaasati, mitte ainult need, kes ise sõna võtavad.

5.5. Me ei lähe kaasama n-ö puhtalt lehelt: igasugune kaasamine peab olema ette valmistatud.

6. Kaasamise tulemus

6.1. Hindame, kas esitatud ettepanekud on asjakohased ja põhjendatud või mitte. Kaalume osaliste huve ja leiame tasakaalustatud lahenduse avalike ja erahuvide vahel. Õigus ei ole sellel, kes kõvemini „karjub".

6.2.  Hoolimata valla erinevatest ülesannetest ja kaasatud isikute ettepanekute paljususest tuleb kujundada ühtne seisukoht eesmärgi või küsimuse, millele oli vaja saada vastust, kohta.

6.3.  Lõppotsuse teeb vald, arvestades sisemist (volikogu või valitsus) pädevuse jaotust (v.a hääletamisel, kus otsus kujuneb enamuse häältega).

6.4.  Juhul, kui me kaasatavate arvamusega ei nõustu ja sellega ei arvesta, peab vald oma seisukohta põhjendama (otsus peab olema motiveeritud). Igaühe arvamus on oluline, isegi, kui me sellega ei nõustu.

6.5.  Anname kaasatutele tagasisidet mõistliku aja jooksul ja kasutades võimalusel samu kanaleid, mida kaasamisel.

7. Kaasamise järel

7.1. Kogume kokku ja süstematiseerime (vajadusel registreerime dokumendiregistris) protsessi jooksul tekkiva materjali: protokollid, arvamused (sh kriitilised ja negatiivsed), salvestised, osalejate nimekirjad jne.

7.2. Protsessi järel analüüsime:

7.2.1.  Kas me viisime oma algse plaani ellu? Kui ei, siis miks?

7.2.2.  Kas me ise jäime protsessiga rahule? Kui ei, siis miks?

7.2.3.  Kuidas protsessis osalejad jäid tulemusega rahule (kuidas me seda mõõdame)? Kui ei, siis millised võisid olla põhjused? 

7.2.4.  Kuidas osalejad jäid protsessi kui sellisega rahule (kuidas me seda mõõdame)? Kui ei, siis millised võisid olla põhjused? Kas midagi oleks pidanud tegema teisiti?

7.3. Analüüsi tulemusena kogutud teave aitab meil läbi viia uut kaasamist.